OVERVIEW PROJECT MANAGEMENT KNOWLEDGE

OVERVIEW PROJECT MANAGEMENT KNOWLEDGE

1. Project Integration Management

Þ    Integrasi Manajemen Proyek adalah proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa unsur-unsur berbagai proyek dikoordinasikan secara efektif..

Knowledge areas dari Project Integration Management:
1. Project Scope Management.
2. Project Time Management.
3. Project Cost Management.
4. Project Quality Management.
5. Project Human Management.
6. Project Communication Management.
7. Project Risk Management.
8. Project Procurement Management.

Þ    Project Charter
Project charter Adalah dokumen formal yang menyatakan keberadaan sebuah proyek dan memberikan arahan akan tujuan dan manajemen proyek. Keberadaan project charter dapat digunakan untuk memberikan wewenang penggunaan sumber daya yang ada dalam sebuah organisasi dalam rangka menyelesaikan sebuah proyek.

Informasi yang terkandung dalam Project Charter :

• Nama Proyek
• Masa berlaku proyek
• Nama Manajer Proyek beserta informasinya
• Ringakasan jadwal proyek
• Ringkasan budget proyek
• Gambaran singkat mengenai tujuan proyek, termasuk
• kebutuhan bisnis, dan justifikasi lainnya yang menyatakan
• pentingnya proyek dilaksanakan.
• Ringkasan pendekatan dalam manajemen proyek
• Tugas umum dari masing-masing anggota tim proyek
• Tanda tangan key project stakeholders
• Kolom komentar yang disediakan agar dapat diisi oleh stakeholder

Ø  Membangun Project Preliminary Scope
Adalah scope statement awal yang dibangun selama inisiasi proyek agar seluruh tim proyek dapat segera memulai diskusi pekerjaan-pekerjaan yang berkaitan dengan proyek sesuai dengan ruang lingkup proyek.

Informasi yang terkandung dalam Project Pleminary Scope :
• Tujuan proyek 
• Deskripsi produk/servis 
• Kriteria produk yang akan diterima 
• Asumsi dan hambatan terhadap proyek 
• Struktur organisasi 
• Resiko
• Jadwal 
• Gambaran awal biaya

Ø  Membangun Project Management Plan
Adalah dokumen yang dapat digunakan untuk mengkoordinasikan semua dokumen perencanaan proyek. Tujuan utamanya adalah memberikan tuntunan dalam eksekusi proyek.

 Elemen-elemen umumnya :
• Gambaran Umum mengenai proyek
• Deskripsi bagaimana proyek diorganisir
• Manajemen dan proses teknis yang digunakan dalam proyek
• Pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan, jadwal dan informasi biaya proyek

Ø  Eksekusi Proyek
Adalah tahap melaksanakan pekerjaan yang telah digambarkan dalam project plan. Area aplikasi proyek sangat mempengaruhi eksekusi proyek, karena selama eksekusi proyek inilah produk dari proyek dihasilkan.

Keterampilan yang harus dimiliki untuk eksekusi Proyek:
• Kepemimpinan
• Komunikasi
• Politik
• Kemampuan menggunakan tools dan techniques

Ø  Kontrol Proyek
Output penting dari proses ini adalah rekomendasi tindakan korektif atau preventif. Korektif dalam rangka meningkatkan kinerja proyek, preventif dalam rangka mereduksi probabilitas konsekuensi negatif yang berkaitan dgn resiko proyek.

Ø  Penutupan Proyek
Hal yang harus dilakukan mengakhiri semua aktivitas dan menyampaikan hasil kerja proyek (tuntas/tidak) pada orang yang tepat.

Proses dan overview Project Integration Management

Sembilan proses project integration management dapat menjelaskan bidang ilmu dan berbagai pengalaman praktis di manajemen proyek, dari sudut pandang komponen-komponen prosesnya. Proses-proses tersebut diorganisasikan menjadi sembilan bidang ilmu yang akan dijelaskan dibawah ini :

• Manajemen Lingkup Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan, agar dapat
dipastikan bahwa proyek telah mencakup seluruh pekerjaan yang benar-benar
dibutuhkan, agar proyek berhasil diselesaikan. Terdiri dari persiapan, perencanaan
lingkup, penetapan lingkup, verifikasi dan pengendalian perubahan lingkup.

• Manajemen Waktu Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan agar dapat
dipastikan proyek selesai tepat waktu. Terdiri dari penetapan aktifitas,
pengurutan aktifitas, perkiraan lama aktifitas, serta penyusunan dan pengendalian
jadwal.

• Manajemen Biaya Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan agar dapat
dipastikan proyek selesai, sesuai dengan anggaran yang disetujui. Terdiri dari
perencanaan sumber daya, perkiraan biaya, anggaran biaya dan pengendalian biaya.

• Manajemen Sumber Daya Manusia Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan
untuk menggunakan sumber daya manusia yang terlibat dalam proyek, secara paling
efektif. Terdiri dari perencanaan organisasi, perekrutan staff dan pembangunan tim
kerja.

• Manajemen Komunikasi Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan untuk dapat
dipastikan agar informasi proyek dapat dikumpulkan, disusun, disebar, dan
disimpan. Terdiri dari perencanaan komunikasi, distribusi informasi, pelaporan
kinerja, dan penyelesaian administratif.

• Manajemen Resiko Proyek, menjelaskan proses-proses yang berhubungan dengan
pengidentifikasian resiko, kuantifikasi resiko, penyusunan penanggulangan resiko
dan pengendalian penanggulangan resiko.

• Manajemen Pengadaan Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan untuk
menghasilkan barang atau jasa dari pihak lain. Terdiri dari perencanaan pengadaan,
perencanaan tata cara undangan ke peserta, rapat undangan peserta, pemilihan
peserta, pemilihan mitra, pelaporan serta administrasi kontrak kerja dan
penyelesaian kontrak.

• Manajemen Integrasi Proyek, menjelaskan berbagai proses yang dibutuhkan, agar
dapat dipastikan, berbagai elemen dari proyek dikoordinasikan dengan baik.
Manajemen integrasi terdiri dari pembuatan rencana proyek, pelaksanaan rencana
proyek dan pengendalian perubahaan secara keseluruhan.

Þ    Kunci sukses keseluruhan proyek : Project Integration Management yang baik.

• Manajer Proyek harus mampu mengintegrasikan seluruh knowledge area selama project life cycle berlangsung

• Kebanyakan manajer proyek terlalu berfokus pada halhal yang detail tetapi melupakan big picture dari proyek yang sedang dikerjakan

• Manajemen Integrasi Proyek, bukanlah integrasi perangkat lunak

• Manajemen Integrasi Proyek: termasuk Interface

• Management (identifikasi dan manajemen poin-poin interaksi antar elemen-elemen dalam proyek

2. Project Scope Management

            ·        Scope mengacu pada semua pekerjaaan yang terlibat dalam menciptakan produk-  produk dari proyek dan proses yang diguanakan untuk membuatnya.

            ·        Deliverable adalah produk yang diproduksi sebagai bagian dari proyek, seperti perangkat keras atau perangkat lunak, dokumen perencanaan, atau rapat.

            ·        Project Scope Management mencakup proses-proses yang terlibat dalam mendefinisikan dan mengendalikan apa yang atau tidak termasuk dalam proyek.

Project Scope Management termasuk suatu proses yang dikembangakn untuk mendefinisikan dan mengontrol apa yang termasuk atau tidak yang termasuk dalam suatu proyek.

Þ     Scope planning

Scope planning menjelaskan bagaimana suatu scope (ruang lingkup)  didefenisikan,diuji, dan diawasi serta bagaimana Work Breakdown Structure akan dibentuk. Dan scope planning merupakan tahap awal yang harus dilakukan pada sope management plan. Hasil utama dari scope planning adalah suatu scope management plan yang mempersiapkan suatu dokumen yang berisi deskripsi bagaimana tim akan mempersiapkan project scope statement, membuat WBS, memastikan penyelesaian dari proyek yang dikerjakan dan mengontrol perubahan pada scope proyek.

Þ     Scope Defenition

adalah menentukan lebih lanjut pekerjaan yang dibutuhkan untuk proyek. Scope definition yang bagus sangat penting untuk kesuksesan proyek karena sangat membantu meningkatkan akurasi dari waktu, biaya, dan sumber yang digunakan, serta menegaskan suatu baseline untuk memastikan kemampuan dan mengontrol proyek dan juga membantu dalam memperjelaskan komunikasi dalam tanggung jawab kerja. Hasil utama dari scope definition adalah project scope statement.

Þ     Create WBS

WBS adalah pengelompokan pekerjaan sulit dalam suatu proyek yang menentukan total scope dari proyek. Karena banyak proyek melibatkan banyak orang dan banyak perbedaan, ini sangat penting untuk menyusun dan memutuskan pekerjaan kedalam bagian logika dan didasari pada bagaimana pekerjaan akan dapat ditingkatkan.

Þ     Scope verification

Melibatkan persetujuan formal dari project scope yang diselesaikan oleh stakeholders. Persetujaun ini sering dicapai dengan melakukan penyelidikan pada pelangaran. Untuk menerima persetujuan formal dari project scope, tim proyek harus membuat dokumentasi yang jelas dari produk proyek dan prosedur untuk menevaluasi jika proyek sudah diselesaikan dengan benar dan menimbulkan kepuasan. Untuk mengurangi perubahan scope, sangat perlu dilakukan pekerjaan yang dapat memastikan project scope.

Þ     Scope Control

Melibatkan peraturan perubahan pada project scope. Tujuan dari scope control adalah mempengaruhi factor yang menyebabkan perubahan scope, menyakinkan perubahan yang diproses berdasarkan pada prosedur yang dikembangkan sebagai bagian dari mengintegrasikan perubahan control, dan mengatur perubahan ketika perubahan ini terjadi. Scope control termasuk mengidentifikasikan, mengevaluasi, dan mengimplementasikan perubahan dari project scope sebagai progress dari proyek.

3. Project Time Management

Project time management dapat diartikan secara sederhana, melibatkan proses yang dibutuhkan untuk memastikan waktu penyelesaian dari proyek. Ada enam proses utama yang dilibatkan dalam project time management yaitu :

Ø  Activity Definition

Tujuan utama dari proses activity definition adalah untuk memastikan bahwa tim proyek sudah ngerti semua tugas yang harus mereka lakukan sebagai bagian dari project scope sehingga mereka dapat memulai penjadwalan kerja. Suatu aktivitas atau tugas adalah suatu elemen yang biasanya dapat diliat pada WBS yang disertai dengan durasi waktu, biaya dan resource yang digunakan.

Ø  Activity Sequencing

ctivity sequencing melibatkan pengematan kembali pada daftar aktivitas dan atribut, project scope management, daftar milestone, dan perubahan yang disetujui untuk menetukan hubungan antara aktivitas.

Ø  Activity Resource Estimating

Sebelum mengestimasi durasi untuk setiap aktivitas, harus dimiliki suatu ide yang baik untuk kuantitas dan tipe dari resource (orang, peralatan, dan material) yang akan ditentukan setiap aktivitas.

Ø  Activity Duration Estimating

mengestimasi durasi dari aktivitas. Penting untuk diingat bahwa durasi termasuk jumlah dari waktu kerja pada aktivitas plus waktu yang dilewatkan.

Ø  Schedule Development

menggunakan hasil dari semua proses project time management yang sebelumnya untuk menentukan awal dari akhir dari proyek. Sering ada beberapa iterasi dari semua proses project time management sebelum suatu jadwal proyek diselesaikan.

Ø  Schedule Control

Prose akhir dari project time management adalah schedule control. Seperti scope control, schedule control adalah suatu bagian dari proses pengendalian perubahan. Tujuan dari proses ini adalah untuk mengetahui status dari jadwal proyek, faktor yang depengaruhi karena perubahan jadwal,menentukan jadwal yang berubah, dan mengatur perubahan ketika perubahan itu terjadi.

4. Proses Project Cost Management 

Ada tiga proses project cost management :

Þ     Cost estimating :

mengembangkan suatu pendekatan atau estimasi biaya sumber daya yang dibutuhkan untuk meyelesaikan sebuah proyek.

Þ    Cost budgeting :

Mengalokasikan perkiraan biaya keseluruhan untuk item pekerjaan individu untuk menetapkan data dasr untuk mengukur kinerja.

Þ    Cost control :

perubahan pengendalian terhadap anggaran proyek. 

5. Project Quality Management

Manajemen Mutu adalah aspek-aspek dari fungsi manajemen keseluruhan yang menetapkan dan menjalankan kebijakan mutu suatu perusahaan/organisasi. Dalam rangka mencukupkan kebutuhan pelanggan dan ketepatan waktu dengan anggaran yang hemat dan ekonomis, seorang manager proyek harus memasukkan dan mengadakan pelatihan management kualitas. Hal hal yang menyangkut kualitas adalah :

· Produk / pelayanan / proses pelaksanaan.

· Proses management proyek itu sendiri.

Didalam tuntutan zaman , dan dalam era persaingan bebas, kita harus banyak belajar tentang hal hal yang menyangkut proses manajemen dalam lingkungan kerja, terutama tentang pentingnya sistem dan realisasinya dalam proyek di lapangan.

Project Quality Management terdiri dari 3 tahap, yaitu :

Ø  Plan Quality

Proses mengidentifikasi standar kualitas yang relevan dengan proyek yang sedang dikerjakan dan menentukan bagaimana agar dapat memenuhi standar kualitas tersebut.

Ø  Quality Assurance

Menjalankan apa yang sudah direncanakan untuk menjamin bahwa tim proyek sudah menjalankan semua proses yang dibutuhkan untuk memenuhi standar kualitas yang relevan.

Ø  Quality Control

Memonitor hasil-hasil proyek yang spesifik untuk memeriksa apakah sudah memenuhi kualifikasi standar relevan yang sudah disepakati dan mengidentifikasi cara untuk meningkatkan kualitas secara menyeluruh.

Syarat Penggunaan dalam Quality Management :

Ada beberapa bagian yang mana digunakan dalam management kualitas. Dalam konteks konstruksi beberapa akan di jelaskan.

1. Inspeksi

Inspeksi merupakan alat untuk mengukur kegiatan proses konstruksi untuk memeriksa apakah standard spesifikasi udah di capai.

2. Quality control

Pengendalian Mutu (Quality Control) adalah teknik dan aktivitas operasi yang digunakan agar mutu tertentu yang dikehendaki dapat dicapai. Aktivitasnya mencakup monitoring, mengeliminir problem yang diketahui, mengurangi penyimpangan/perubahan yang tidak perlu serta usaha-usaha untuk mencapai efektivitas ekonomi.

6. Project Human Resources Management

                Manajemen sumber daya manusia, disingkat MSDM, adalah suatu ilmu atau cara bagaimana   mengatur hubungan dan peranan sumber daya (tenaga kerja) yang dimiliki oleh individu secara efisien dan efektif serta dapat digunakan secara maksimal sehingga tercapai tujuan (goal) bersama perusahaan, karyawan dan masyarakat menjadi maksimal.
Menurut A.F. Stoner manajemen sumber daya manusia adalah suatu prosedur yang berkelanjutan yang bertujuan untuk memasok suatu organisasi atau perusahaan dengan orang-orang yang tepat untuk ditempatkan pada posisi dan jabatan yang tepat pada saat organisasi memerlukannya. 


1. Melakukan persiapan dan seleksi tenaga kerja / Preparation and selection

a. Persiapan
Dalam proses persiapan dilakukan perencanaan kebutuhan akan sumber daya manusia dengan menentukan berbagai pekerjaan yang mungkin timbul. Yang dapat dilakukan adalah dengan melakukan perkiraan / forecast akan pekerjaan yang lowong, jumlahnya, waktu, dan lain sebagainya.
Ada dua faktor yang perlu diperhatikan dalam melakukan persiapan, yaitu faktor internal seperti jumlah kebutuhan karyawan baru, struktur organisasi, departemen yang ada, dan lain-lain. Faktor eksternal seperti hukum ketenagakerjaan, kondisi pasa tenaga kerja, dan lain sebagainya.

b. Rekrutmen tenaga kerja / Recruitment
Rekrutmen adalah suatu proses untuk mencari calon atau kandidat pegawai, karyawan, buruh, manajer, atau tenaga kerja baru untuk memenuhi kebutuhan sdm oraganisasi atau perusahaan. Dalam tahapan ini diperluka analisis jabatan yang ada untuk membuat deskripsi pekerjaan / job description dan juga spesifikasi pekerjaan / job specification.

c. Seleksi tenaga kerja / Selection
Seleksi tenaga kerja adalah suatu proses menemukan tenaga kerja yang tepat dari sekian banyak kandidat atau calon yang ada. Tahap awal yang perlu dilakukan setelah menerima berkas lamaran adalah melihat daftar riwayat hidup / cv / curriculum vittae milik pelamar. Kemudian dari cv pelamar dilakukan penyortiran antara pelamar yang akan dipanggil dengan yang gagal memenuhi standar suatu pekerjaan. Lalu berikutnya adalah memanggil kandidat terpilih untuk dilakukan ujian test tertulis, wawancara kerja / interview dan proses seleksi lainnya.

2. Pengembangan dan evaluasi karyawan / Development and evaluation

Tenaga kerja yang bekerja pada organisasi atau perusahaan harus menguasai pekerjaan yang menjadi tugas dan tanggungjawabnya. Untuk itu diperlukan suatu pembekalan agar tenaga kerja yang ada dapat lebih menguasai dan ahli di bidangnya masing-masing serta meningkatkan kinerja yang ada. Dengan begitu proses pengembangan dan evaluasi karyawan menjadi sangat penting mulai dari karyawan pada tingkat rendah maupun yang tinggi.

3. Memberikan kompensasi dan proteksi pada pegawai / Compensation and protection

kompensasi adalah imbalan atas kontribusi kerja pegawai secara teratur dari organisasi atau perusahaan. Kompensasi yang tepat sangat penting dan disesuaikan dengan kondisi pasar tenaga kerja yang ada pada lingkungan eksternal. Kompensasi yang tidak sesuai dengan kondisi yang ada dapat menyebabkan masalah ketenaga kerjaan di kemudian hari atau pun dapat menimbulkan kerugian pada organisasi atau perusahaan. Proteksi juga perlu diberikan kepada pekerja agar dapat melaksanakan pekerjaannya dengan tenang sehingga kinerja dan kontribusi perkerja tersebut dapat tetap maksimal dari waktu ke waktu. Kompensasi atau imbalan yang diberikan bermacam-macam jenisnya yang telah diterangkan pada artikel lain pada situs organisasi.org ini.

4. Promosi, Pemindahan dan Pemisahan

a. Promosi adalah sebuah jenis transfer yang meliputi penugasan kembali seorang pegawai pada sebuah posisi yang kemungkinan besar diberikan pembayaran yang lebih tinggi dan tanggung jawab, hak dan kesempatan yang lebih besar. Demosi, kadang-kadang disebut transfer ke bawah, adalah sebuah jenis transfer meliputi pemotongan pembayaran, hak dan kesempatan.

b. Pemisahan, disebut juga pemberhentian, bahkan sering disebut downsizing, adalah perpindahan sementara atau tidak definitif seorang pegawai dari daftar gaji. Umumnya adalah untuk mengurangi kelebihan beban biaya tenaga kerja dan permasalahan keuangan perusahaan semakin serius.

c. Terminasi adalah tindakan manajemen berupa pemisahan pegawai dari organisasi karena melanggar aturan organisasi atau karena tidak menunjukkan kinerja yang cukup.

d. Pemberhentian sukarela adalah pemisahan pegawai dari organisasi atas inisiatif organisasi atau kemauan pegawai sendiri.

e. Pengunduran diri adalah pemisahan pegawai yang telah menyelesaikan masa kerja maksimalnya dari organisasi atau umumnya di kenal dengan istilah pensiun.
Motivasi berasal dari motive atau dengan prakata bahasa latinnya, yaitu movere yang berarti “mengerahkan”. Seperti yang dikatakan Liang Gie dalam bukunya Martoyo (2000) motive atau dorongan adalah suatu dorongan yang menjadi pangkal seseorang melakukan sesuatu atau berkerja. Seseorang yang sangat termotivasi, yaitu orang yang melaksanakan upaya substansial guna menunjang tujuan-tujuan produksi kesatuan kerjanya, dan organisasi dimana ia berkerja. Seseorang yang tidak termotivasi, hanya memberikan upaya minimum dalam hal berkerja. Konsep motivasi, merupakan sebuah konsep penting studi tentang kinerja individual. Dengan demikian motivasi atau motivation berarti pemberian motiv, penimbulan motiv atau hal yang menimbulkan dorongan atau keadaan yang menimbulkan dorongan. Dapat juga dikatakan bahwa motivation adalah faktor yang mendorong orang untuk bertindak dengan cara tertentu (Martoyo 2000). Motivasi atau dorongan kepada karyawan untuk bersedia berkerja bersama demi tercapainya tujuan bersama ini terdapat dua macam, yaitu :

Ø  Motivasi finansial : yaitu dorongan yang dilakukan dengan memberikan imbalan finansial kepada karyawan . Imbalan tersebut sering disebut insentif.

Ø  Motivasi nonfinansial : yaitu dorongan yang diwujudkan tidak dalam bentuk finansial/uang, akan tetapi berupa hal-hal seperti pujian, penghargaan, pendekatan manusia dan lain sebagainya.

7. Project Communications Management

                Project Communication Management

Project Communication Management (Manajemen Komunikasi proyek) adalah kompetensi yang harus dimiliki manajer proyek dengan tujuan utama adalah agar adanya jaminan bahwa semua informasi mengenai proyek akan sampai tepat pada waktunya, dibuat dengan tepat, dikumpulkan, dibagikan, disimpan dan diatur dengan tepat pula, atau informasi dan komunikasi yang dibutuhkan oleh stakeholder proyek yaitu siapa membutuhkan informasi apa, kapan mereka akan membutuhkan informasi, dan bagaimana informasi akan diberikan atau disampaikan kepada mereka.

Tahap Manajemen Komunikasi :

Ø  Perencanaan Komunikasi (Communication Planning)

Mendefinisikan kebutuhan komunikasi dan informasi di antara stakeholder sebuah  naan komunikasi atau communication plan yang terdapat pada proyek Magna Building ini dibagi menjadi dua yaitu secara internal dan eksternal. Untuk komunikasi eksternal dilakukan kepada stakeholder pada proyek ini antara lain komunikasi kepada owner, subkontraktor, supplier, serta pihak terkait lainnya seperti penduduk sekitar lokasi proyek. Bentuk komunikasi eksternal yang digunakan antara lain adalah rapat, laporan, memo, dan lain-lain. Untuk komunikasi internal dilakukan kepada anggota yang terdapat dalam organisasi proyek.Bentuk komunikasi internal dibagi menjadi tiga, yang pertama adalah formal atau tidak formalnya komunikasi. Untuk komunikasi formal dilakukan melalui rapat dan laporan, sedangkan untuk komunikasi yang tidak formal dilakukan dengan memo serta media telekomunikasi elektronik seperti handphone (telepon genggam) dan email (surat elektronik). Bentuk komunikasi internal yang kedua adalah tertulis atau tidak tertulisnya komunikasi. Untuk komunikasi tertulis dapat berupa memo atau surat pemberitahuan, sedangkan untuk komunikasi tidak tertulis adalah bentuk komunikasi yang langsung dilakukan kepada pihak terkait (tatap muka) tanpa pemberitahuan sebelumnya. Dan bentuk komunikasi internal yang ketiga adalah komunikasi dilakukan secara vertikal atau horizontal. Untuk komunikasi vertikal merupakan instruksi seperti komunikasi project manager (PM) kepada site manager (SM), sedangkan untuk komunikasi horizontal merupakan koordinasi seperti komunikasi quality control (QC) dengan safety officer.

Ø  Distribusi Informasi

Proses yang dilakukan untuk menjamin terpenuhinya kebutuhan informasi pada waktu yang tepat bagi setiap stakeholder. Dalam melakukan pendistribusian informasi dibutuhkan input berupa perencanaan manajemen komunikasi dengan menggunakan alat dan teknik berupa kemampuan komunikasi, metode distribusi informasi, proses pembelajaran, serta sistem informasi. Hasil atau output dari proses distribusi informasi ini adalah proses atau alur komunikasi dari organisasi proyek dan perubahan permintaan.

Ø  Bentuk distribusi komunikasi pada proyek ada beberapa macam antara lain adalah :

- Rapat-rapat (meetings).

- Distribusi dokumen berupa hardcopy.

- Distribusi data melalui media elektronik seperti electronic mail/E-mail, mesin fax, dan   lain-lain.

Ø  Pelaporan Kinerja

Proses mengumpulkan dan menyebarkan informasi kinerja proyek, termasuk di dalamnya status reports, progress measurements, dan peramalan. Informasi yang terkandung didalamnya, antara lain:

Status reports, yang berisi tentang sejauh mana proyek sudah berjalan dalam kerangka ruang lingkup, waktu dan biaya. (Sudah berapa biaya yang digunakan, berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah aktivitas, apakah pekerjaan sudah dilaksana sesuai rencana,dsb)

Progres reports menggambarkan sejauh mana tim proyek sudah menyelesaikan pekerjaannya.  Biasanya berupa laporan rutin

Ø  Mengelola stakeholders

Proses mengelola komunikasi untuk memenuhi kebutuhan dan harapan stakeholder dan penyelesaian isu-isu yang terjadi. Stakeholders adalah kelompok - kelompok yang berada di dalam maupun di luar perusahaan yang mempunyai peranan dalam menentukan keberhasilan perusahaan. Unsur itu di bedakan atas stakeholders internal dan stakeholders eksternal. Unsur internal antara lain adalah pemegang saham, manajer/top eksekutif, karyawan beserta keluarganya. Sedangkan yang masuk dalam stakeholders eksternal antara lain adalah konsumen, pemasok, penyalur, pesaing, konsumen, bank, pemerintah, pers, dan lembaga swadaya masyarakat.

8. Project Risk Management

                 Manajemen risiko berkaitan dengan mengidentifikasi risiko dan menyusun rencana untuk meminimalkan efeknya pada sebuah proyek.

            Manajemen risiko proyek adalah seni dan ilmu untuk mengidentifikasi,menganalisis,dan menanggapi risiko di seluruh kehidupan suatu proyek dan demi kepentingan terbaik pertemuan tujuan proyek.

                Adapun proses yang terjadi dalam manajemen resiko adalah sebagai berikut, yaitu:

• Risk Management Planning (Perencanaan manajemen risiko)
• Risk Identification (Identifikasi Risiko)
• Qualitative Risk Analysis (Analisis Risiko Kualitatif)
• Quantitative Risk Analysis (Analisis Risiko Kuantitatif)
• Risk Response Planning (Perencanaan Respon Risiko)
• Risk Monitoring and Control (Mengendalikan dan Memonitoring Risiko)

9. project Procurement Management

                Pengadaan adalah proses memperoleh barang ataupun jasa dari pihak di luar organisasi.

Manajemen Pengadaan adalah proses –proses yang dilakukan untuk mendapatkan barang dan/atau jasa yang dibutuhkan sebuah proyek dari luar organisasi yang “didukungnya”.

Enam (6) proses utama dari project procurement management :

ü  Planning purchases and acquisition

ü  Planning contracting

ü  Requesting seller responses

ü  Selecting sellers

ü  Administering the contract

ü  Closing the contract

Tiga siklus dalam pengadaan proyek :

o   Input (dokumen, rencana, desain, dll)

o   Alat dan Teknik (mekanisme diterapkan untuk input)

o   Keluaran (dokumen, produk, dll)

Empat  kelompok proses adalah :

ü  Memulai :

· Perencanaan

· Pendanaan

· Persiapan

ü  Pelaksana :

· Perangkaian

ü  Pemantauan dan Pengendalian :

· Koordinasi

· Komunikasi

ü  Penutupan :

· Evaluasi

Alat dan Teknik Dalam Perencanaan Belanja dan Pengadaan :

ü  Make or Buy Analysis 

ü  Expert Judgement 

ü  Types of Contract 

ü  Procurement Management Plan 

ü  Contract Statement of Work ( SOW )

 G